CIR 2025 : comment le calculer et le déclarer ? Troisième partie

Il est essentiel d'examiner avec rigueur les opérations confiées à des sous-traitants. Deux approches coexistent : 

• d'une part, analyser les opérations déjà effectuées et, 
• d'autre part, préparer minutieusement le recours à des prestataires pour les opérations futures.

1. Examiner les opérations déjà réalisées

Nous partons du principe que l’opération sous-traitée a été contractualisée, réalisée, facturée, et payée. Il s'agit donc d'évaluer l'éligibilité de cette dépense au Crédit d'Impôt Recherche (CIR). Les questions à considérer pour prendre des décisions avisées sont les suivantes :

Le prestataire que j'ai sollicité est-il agréé ?

En effet, pour valoriser une opération sous-traitée dans le cadre du CIR, il est nécessaire de 

vérifier si l'entité juridique responsable des opérations détient l'agrément délivré par le Ministère de l'Enseignement Supérieur et de la Recherche (MESR). 

Pour cela, il est important de rapprocher le numéro de SIREN du sous-traitant (l'entité réalisant les opérations) des listes de Sociétés agréées disponibles sur le site du MESR.

Depuis le 1er janvier 2022, les conditions de valorisation des dépenses engagées auprès d’organismes publics ont été alignées sur celles des organismes privés (suppression du doublement et harmonisation des plafonds de sous-traitance). De plus, les structures publiques doivent, tout comme les structures privées, détenir un agrément au titre du CIR. Les dépenses liées aux collaborations de recherche avec un Organisme de Recherche et de Diffusion des Connaissances (ORDC) peuvent bénéficier d'un nouveau dispositif : le Crédit d’Impôt pour la Recherche Collaborative (CICo).

Ai-je en ma possession tous les documents nécessaires pour justifier la valorisation de cette prestation ?

En cas de contrôle, le vérificateur ou la vérificatrice s’attachera, en plus de vérifier la détention de l’agrément, à s'assurer que les opérations sont au minimum nécessaires aux activités de R&D. 

Pour cela, un mot d’ordre : fournissez des preuves factuelles !

 Les éléments à rassembler pour un contrôle serein incluent : 

• les contrats, 
• les livrables (cahier des charges, rapport détaillé des opérations réalisées par les sous-traitants, comptes rendus, etc.), 
• les factures, 
• une copie de la preuve d’agrément (enregistrement de la liste des Sociétés agréées au moment de la contractualisation ou fourniture de la décision d’agrément par votre partenaire).

2. Préparer l’avenir

Anticiper le Crédit d'Impôt Recherche (CIR) ne se limite pas à préparer le dépôt de la déclaration, mais vise également à sécuriser les opérations futures. Ainsi, avant de sous-traiter une opération, assurez-vous :

• Que le partenaire avec lequel vous envisagez de contracter dispose d’un agrément valide au moment de la signature, ou choisissez directement un partenaire figurant sur la liste du Ministère de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche (MESR).
• Que le prestataire réalisera directement les opérations que vous lui confiez.
• Que votre sous-traitant documente suffisamment les opérations qu’il réalise afin que vous puissiez justifier son intervention auprès des vérificateurs.

Anticiper le CIR est nécessaire pour aborder sereinement la phase de contrôle fiscal, et pour ce faire, il faut suivre les recommandations du MESR.

L’anticipation du CIR inclut également la préparation de la documentation qui, le jour du contrôle, permettra de fournir à l’Administration un document complet et précis, justifiant de manière pertinente l’éligibilité des opérations et des dépenses valorisées. Le conseil le plus avisé est de suivre attentivement les recommandations du MESR.

Votre dossier doit contenir :

- Un volet financier qui, en plus de détailler les calculs effectués pour tous les postes de dépenses, associera les pièces justificatives à chaque euro inscrit dans le feuillet fiscal (CV et diplômes des employés concernés, copies des fiches de paie, contrats, factures, etc.). Pour le tableau récapitulatif, vous pouvez télécharger la matrice Excel mise à disposition par le MESR en ligne. Cette matrice contient un onglet synthétisant les opérations retenues, qui vous sera demandé par le MESR en cas de contrôle pour mandater l’Expert le plus proche de vos thématiques techniques, et qui saura analyser l’éligibilité des opérations retenues.

- Un volet technique, qui détaillera les opérations de R&D et sera constitué d’une fiche descriptive par opération. 

Il est conseillé de suivre scrupuleusement le plan proposé par le MESR et surtout d’apporter des preuves factuelles. 

Le vérificateur doit pouvoir comprendre le bien-fondé de l’opération (quel est l'objet de l'opération R&D ? Quel est le verrou à résoudre ? Quel est l'état de l'art au début de l'opération ? Quel est le déroulé des travaux ?) et être convaincu de la réalité des opérations présentées. Il est donc crucial de joindre des résultats tangibles de vos essais, de présenter clairement votre démarche, et d’apporter des illustrations voire des vidéos si possible, en utilisant les nouvelles technologies. Soyez concrets !

Par ailleurs, l’utilisation astucieuse de la créance de CIR doit également être anticipée.

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