Gestion de projets R&D : les bonnes pratiques à adopter

La mise en place de projets R&D (Recherche & Développement) est certainement l’une des tâches les plus complexes au sein d’une entreprise. Face à l’évolution rapide du marché, comment avancer sereinement ? Les nouvelles opportunités apportent aussi, in fine, leurs lots de complexité. Comment cadrer tout projet de R&D ?

On vous explique ! 

1. Comprendre le changement des projets R&D

Comprendre l'environnement changeant des projets de R&D est crucial en raison de leur complexité et des incertitudes qu'ils engendrent. 

Cela pose des défis importants pour la gouvernance et la gestion, tels que : 

• définir des objectifs clairs, surtout lorsque des technologies inédites sont impliquées ; 
• établir un calendrier précis alors que certaines spécifications restent incertaines ; 
• s'assurer de disposer des compétences nécessaires pour respecter les délais ; 
• collaborer étroitement avec le département marketing pour optimiser le lancement du produit sur le marché et en tirer le meilleur parti.

2. Écouter les consommateurs ! 

Les commentaires des consommateurs sont essentiels pour développer des produits faciles à utiliser et à entretenir, tout en identifiant les améliorations possibles en termes de convivialité, de performance et de satisfaction des besoins. Cela permet au produit de mieux s'implanter sur le marché et d'augmenter les profits de l'entreprise. Impliquer les utilisateurs finaux dès le début du projet rend les étapes suivantes plus efficaces : 

• définir les spécifications du projet en ciblant les problèmes à résoudre, 
• tester et valider le prototype pour déceler les améliorations possibles, 
• évaluer le produit final pour s'assurer que les besoins clients sont satisfaits et déterminer les améliorations pour les futures versions.

3. Les exigences du projet R&D

La gestion des exigences des projets de R&D est particulière en raison de l'implication importante du client final, avec des spécifications qui évoluent au fil du temps. 

L'entreprise doit donc être agile et flexible. 

Pour réussir, il est crucial de : 

• suivre chaque modification des exigences, 
• d'informer toutes les parties prenantes et, si nécessaire, 
• d'adapter les ressources, la planification et les budgets. 

Dans ce contexte en évolution, toutes les parties prenantes doivent s'adapter aux changements sans perdre de vue les objectifs stratégiques et la finalité globale du projet.

4. Les ressources

La plupart des projets de R&D ont une envergure considérable et demandent l'allocation de nombreuses ressources tout au long de leur cycle de vie. La gestion des ressources et la planification capacitaire sont primordiales pour le succès du projet, surtout face à la complexité de la gestion des exigences. 

Selon l'évolution de ces exigences et la priorité du projet, la planification capacitaire permet d'ajuster à tout moment les ressources nécessaires pour chaque service et tâche. Les ressources sont gérées en répertoriant les compétences et capacités présentes dans l'entreprise, en identifiant les forces et faiblesses, et en recrutant des ressources externes si nécessaire.

5. La communication 

Créer et suivre un plan de communication est essentiel pour la gestion d'un projet de R&D. Ce plan doit notamment définir les points suivants : 

• la fréquence à laquelle les différentes parties prenantes seront informées de l’évolution du projet, 
• les principaux canaux de communication à utiliser tels que les rapports, alertes, e-mails ou forums de discussion, 
• et où ainsi que comment les informations relatives à ces communications seront documentées. 

Plus les spécifications du projet de R&D sont susceptibles de changer et plus l’environnement du projet est incertain, plus il devient crucial d'élaborer un plan de communication. Cela inclut de déterminer comment les changements seront communiqués aux parties prenantes.

6.bonnes pratiques de la gestion de projets R&D

Compte tenu des spécificités de la gestion de projet R&D, il est indispensable d'appliquer certaines bonnes pratiques pour augmenter leurs chances de réussite.

1. Les objectifs business

Les parties prenantes impliquées dans la gestion de projets de R&D doivent toujours garder à l'esprit les objectifs stratégiques. Cela permet d'aligner chaque modification du projet, qu'il s'agisse de la priorité, des exigences, du budget ou des délais, avec la vision et la mission de l'entreprise. Dans ce contexte, l'adoption de processus et d'outils de planification pour simuler des scénarios de type « what-if » est particulièrement utile pour surveiller tous les facteurs décisifs dans la gestion de projets de R&D.

2. Les ressources 

La gestion de la charge de travail liée au développement d'un nouveau produit représente un véritable défi pour les chefs de projet, notamment en matière de gestion des ressources. Cette complexité est encore plus marquée dans les projets de R&D en raison de leur caractère incertain et d'un calendrier de livraison souvent serré, voire inexistant. 

La simulation de scénarios est alors particulièrement pertinente, car elle apporte une vision stratégique à l'entreprise et permet d'aligner en permanence les exigences du projet avec les objectifs. Elle offre la possibilité d'anticiper et de planifier les ressources nécessaires en fonction de l'évolution du projet, de sa priorité, de ses exigences et de ses délais.

3. La méthode Phase-Gate

La gestion de projets de R&D nécessite des processus de contrôle rigoureux pour évaluer et statuer sur l'état d'avancement du projet, permettant d'effectuer des ajustements si nécessaire. Sans des évaluations exhaustives, il y a un risque de mal estimer les besoins des clients et des marchés, ce qui peut entraîner des pertes de ressources, d'argent et de temps. 

La méthode Stage-Gate est particulièrement adaptée à l'environnement des projets de R&D, car elle repose sur un processus d'évaluation et de validation par étapes successives. 

Chaque phase du projet : idéation, portée, business case, développement, test et lancement, est examinée. Les progrès sont analysés et les améliorations possibles sont identifiées. En fonction des résultats obtenus, le projet peut soit passer à la phase suivante, soit être suspendu pour effectuer les rectifications nécessaires, soit être annulé s'il n'est pas rentable.

4. Documenter les bases de connaissances du projet

Dans un projet de R&D, un processus de documentation minutieux est crucial. Chaque progression doit être documentée, ainsi que les changements apportés, qu'il s'agisse de nouvelles exigences, d'ajustements du budget et/ou des ressources, ou de délais actualisés, en précisant leur justification. 

De plus, toute communication avec les parties prenantes du projet, comme les procès-verbaux, e-mails, rapports et présentations, doit être consignée. Ces informations forment une base de connaissances utile non seulement pour le projet en cours, mais aussi pour les futurs projets de R&D. Elles offrent une source précieuse d'apprentissage, en permettant de tirer des leçons des réussites et des erreurs passées.

5. Tenir compte des partis-prenantes 

Dans les projets de R&D d'envergure, la communication avec les parties prenantes doit être continue, fluide et bien documentée pour que chacun puisse suivre l'évolution du projet. 

Dès ses débuts, un calendrier de communication régulier doit être mis en place. Ces échanges ne se limiteront pas aux rapports d'avancement ; ils doivent aussi permettre de s'entendre avec les parties prenantes sur les éléments suivants : 

• Les exigences et objectifs du projet, les budgets et coûts, 
• L'allocation des ressources et des contrats, 
• Les collaborations avec des partenaires externes, 
• Le test et la validation du prototype, l'annulation du projet, ainsi que toute modification des exigences ou des dates de livraison.

6. Le logiciel PPM 

La gestion d'un projet aussi complexe qu'un projet de R&D ne s'improvise pas. Ni les feuilles de calcul Excel ni les outils de gestion de projet traditionnels ne suffisent pour relever tous les défis de gouvernance et de gestion associés au développement de nouveaux produits. 

Pour atteindre un niveau d'excellence dans la gestion de projets de R&D, le logiciel de gestion de portefeuille de projets (PPM) est l'outil le plus adapté. 

Il permet de hiérarchiser les projets en les alignant sur les objectifs stratégiques, de coordonner la gestion capacitaire et les ressources en fonction de ces objectifs, de réaliser des simulations de scénarios, de communiquer via des systèmes d'alertes et de notifications personnalisables, et d'éditer des rapports et des tableaux de bord pour suivre et informer en temps réel les équipes de direction sur l'avancement du projet.

Connaissez-vous Triskell Software ? 

La plateforme Triskell, solution SaaS de gestion de portefeuilles de projets (PPM) intégrée au pilotage stratégique, permet de relever tous les défis de la gestion de projets de R&D. 

Grâce à sa richesse fonctionnelle, elle permet de planifier, monitorer et gérer tous les aspects d’un projet de R&D. Parmi ses fonctionnalités, on trouve : 

• des feuilles de route pour planifier et visualiser les tâches à accomplir tout au long du cycle de vie du projet, 
• des workflows pour organiser les séquences de tâches, 
• l’évaluation des phases pour décider de la poursuite ou de la modification du projet, 
• le contrôle des dépenses pour gérer les coûts, 
• la gestion du budget pour maîtriser les finances, la gestion des ressources pour allouer et suivre leur utilisation, 
• la gestion des idées pour améliorer les fonctionnalités du projet, l’analyse de scénarios « what-if » pour anticiper les changements possibles, 
• une intégration avec votre ERP ainsi que d'autres outils de gestion de projet tels que Microsoft Project ou Jira.

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Nous sommes bien équipés pour offrir des conseils pratiques sur toutes les demandes d'allègement fiscal en matière de R&D faites par le ministère correspondant, ainsi que pour fournir des examens proactifs qui peuvent aider à assurer une tranquillité d'esprit totale en ces temps d'incertitude.

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